Sur papier ou au format numérique, une facture documente vos ventes et constitue une base importante pour votre comptabilité. En tant que commerçant, vous devez veiller à ce que vos factures contiennent les informations requises et soient conservées correctement.
Découvrez les règles applicables, comment utiliser la fonction de facturation gratuite de Letzshop et les changements prévus avec l’arrivée de la facturation électronique.
La facture papier classique
Une facture peut généralement être établie sur papier et remise au client, par exemple avec la marchandise, ou envoyée par courrier. Le client reçoit un exemplaire et vous en conservez un autre pour votre comptabilité.
La facture doit présenter la vente de manière compréhensible et contenir les informations requises dans chaque cas. Celles-ci dépendent notamment de votre forme juridique, de votre statut en matière de TVA et de l’opération concernée.
Quelles informations une facture doit-elle contenir, quel que soit son format ?
Les informations concernant votre entreprise
Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Votre nom ou la dénomination de votre entreprise et son adresse complète ;
- La forme juridique, le cas échéant ;
- Votre numéro d’immatriculation auprès du LBR, le cas échéant ;
- Le numéro d’autorisation d’établissement, lorsque celui-ci est requis ;
- Pour les artisans et commerçants exerçant en nom propre, la désignation de leur profession, le cas échéant ;
- Votre numéro d’identification à la TVA, le cas échéant.
Les informations concernant la facture et la livraison
La facture doit pouvoir être identifiée sans ambiguïté. Les informations suivantes sont nécessaires :
- La date d’émission ;
- Un numéro de facture séquentiel et unique, éventuellement au sein de plusieurs séries de numérotation ;
- La date de livraison ou de prestation, ou la date du versement de l’acompte, lorsqu’elle est déterminée et différente de la date de la facture.
Les informations concernant le client
Le nom complet et l’adresse doivent être indiqués, notamment pour les clients assujettis à la TVA et les personnes morales non assujetties.
Le numéro d’identification à la TVA du client est notamment requis pour certaines opérations intracommunautaires B2B. De manière générale, il est recommandé que vos factures permettent d’identifier clairement le client concerné.
Les informations concernant les produits, les prix et la TVA
La facture doit présenter la vente facturée de manière compréhensible. Elle doit notamment indiquer :
- La nature et la quantité des biens livrés, ou la nature et l’étendue de la prestation ;
- Les prix hors taxe et les autres éléments de la base d’imposition, en tenant compte des réductions ;
- Les taux de TVA appliqués et les montants de TVA, présentés séparément lorsque plusieurs taux sont utilisés ;
- Un montant total clairement identifiable.
Si aucune TVA n’est facturée, le motif de l’exonération doit être indiqué. Selon l’opération, des mentions supplémentaires sont nécessaires, par exemple « Autoliquidation » lorsque le client est redevable de la TVA.
Le numéro de commande, le mode de paiement, le statut du paiement ainsi que, le cas échéant, l’échéance de paiement et les coordonnées bancaires sont également utiles. Ces informations pratiques doivent être distinguées des mentions légalement obligatoires.
Existe-t-il des factures simplifiées ?
Pour un montant total de 100 euros maximum, TVA comprise, une facture simplifiée est possible, à condition que l’opération ne concerne pas un autre État membre de l’Union européenne.
Elle contient :
- La date d’émission ;
- Le nom et l’adresse du vendeur ;
- La nature et la quantité des biens, ou la nature et l’étendue de la prestation ;
- Le prix TVA comprise ;
- Le montant de la TVA ou les informations nécessaires à son calcul.
Les autres obligations applicables concernant les informations sur l’entreprise restent à respecter.
Quand la facture doit-elle être émise ?
Pour les opérations entre professionnels, la facture doit généralement être émise au plus tard le 15 du mois suivant la livraison ou la prestation. Des règles particulières s’appliquent aux acomptes et à la facturation périodique.
Vous trouverez davantage d’informations sur Guichet.lu et sur le Portail de la fiscalité indirecte.
Pendant combien de temps faut-il conserver les factures ?
Conservez en principe les factures émises et reçues ainsi que les rectifications et les notes de crédit pendant dix ans.
Deux règles doivent être prises en compte pour calculer cette durée :
- En matière de TVA, le délai de dix ans applicable aux factures commence à leur date d’émission.
- Pour les documents comptables, le droit commercial prévoit une durée de conservation de dix ans à compter de la fin de l’exercice concerné.
Tenez compte de ces deux règles dans l’organisation de vos archives.
Comment les factures doivent-elles être archivées ?
La conservation sur papier ou sous forme électronique est possible. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité doivent être garanties pendant toute la durée de conservation. Des exigences supplémentaires s’appliquent en cas de stockage à l’étranger.
Téléchargez régulièrement vos factures numériques et conservez-les dans votre propre système de classement, avec une copie de sauvegarde supplémentaire. Prévoyez également de pouvoir y accéder si vous changez de logiciel ou fermez votre vitrine.
Comment documenter les erreurs, les retours ou les remboursements ?
Lorsqu’une facture a déjà été émise, les erreurs, les retours ou les réductions accordées ultérieurement doivent être corrigés de manière traçable.
Conservez le document d’origine et établissez, selon le cas, une facture rectificative ou une note de crédit qui renvoie clairement à la facture initiale et permet d’identifier les modifications.
Un remboursement et une rectification comptable sont deux étapes distinctes. Lors d’une annulation ou d’un remboursement, vérifiez donc également si la facture correspondante doit être corrigée et transmettez le document concerné au client.
Envoyer les factures par e-mail
En complément de la facture papier, une facture peut généralement être transmise par voie électronique, par exemple sous forme de PDF par e-mail, à condition que le destinataire y consente.
Une facture envoyée au format numérique doit également contenir toutes les informations requises. L’envoi par e-mail ne modifie pas non plus votre obligation de conservation.
La fonction de facturation gratuite de Letzshop
En tant que commerçant sur Letzshop, vous pouvez utiliser notre fonction gratuite de facturation automatique.
Une fois cette fonction activée pour votre vitrine, une facture est automatiquement créée et envoyée au client par e-mail lorsque vous confirmez une commande.
Vous pouvez consulter les factures générées dans la gestion de votre boutique, sous « Factures », dans la rubrique « Modifier ». La rubrique « Réception » contient, quant à elle, les décomptes ou relevés relatifs aux frais Letzshop facturés.
Vous souhaitez utiliser la facturation automatique ? Contactez notre équipe à l’adresse support@letzshop.lu.
Veuillez vérifier les informations de votre entreprise ainsi que les taux de TVA enregistrés pour vos produits. En tant que vendeur, vous restez responsable du traitement fiscal correct et de vos factures.
Quels taux de TVA la fonction prend-elle en compte ?
La fonction de facturation automatique utilise les taux de TVA enregistrés pour le Luxembourg.
Un seul taux de TVA peut être défini par produit. Une adaptation automatique au pays de livraison n’est pas possible. Cela s’applique également lorsqu’un taux de 0 % est enregistré pour un article. Cette indication ne remplace pas la vérification du régime fiscal applicable et des mentions requises sur la facture.
Exemple : Un article est soumis à 17 % de TVA au Luxembourg et à 19 % de TVA en Allemagne. Si un taux de 17 % est enregistré pour le produit, la fonction génère également une facture avec une TVA de 17 % lorsque l’article est livré en Allemagne.
Si la TVA allemande doit être appliquée à cette vente, la facture automatique de Letzshop n’est pas adaptée à cette opération.
Quand la TVA luxembourgeoise peut-elle être appliquée aux livraisons vers d’autres pays de l’UE ?
La TVA luxembourgeoise peut continuer à s’appliquer à certaines livraisons à des particuliers dans d’autres pays de l’Union européenne.
Pour bénéficier de l’exception liée au seuil de 10.000 euros, le commerçant doit en principe être établi uniquement au Luxembourg et expédier les marchandises depuis le Luxembourg. Le chiffre d’affaires concerné ne doit dépasser 10.000 euros hors taxe ni pendant l’année civile en cours ni pendant l’année civile précédente.
Les règles suivantes s’appliquent :
- Le seuil couvre le total des ventes à distance intracommunautaires concernées et de certains services électroniques, de télécommunication et de radiodiffusion.
- Il s’applique à l’ensemble de l’UE et à tous les canaux de vente, y compris aux ventes réalisées en dehors de Letzshop.
- Si le commerçant a volontairement opté pour l’imposition dans le pays de destination, l’exception ne s’applique pas.
- En cas de dépassement, le principe d’imposition dans le pays de destination s’applique dès l’opération qui entraîne le dépassement du seuil.
Les cas particuliers doivent être examinés séparément.
Dans notre exemple, cela signifie que : si le commerçant peut légalement facturer 17 % de TVA luxembourgeoise au particulier allemand, la fonction de facturation automatique peut en principe être utilisée. Si 19 % de TVA allemande doivent être appliqués, le commerçant doit utiliser une autre solution de facturation. La TVA étrangère peut, le cas échéant, être déclarée via le guichet unique One Stop Shop (OSS). Vous trouverez davantage d’informations sur le site de la Commission européenne.
Contactez-nous suffisamment tôt si vous devez appliquer des taux de TVA étrangers, afin que la facturation automatique de votre vitrine puisse être vérifiée et, si nécessaire, désactivée. Discutez du traitement fiscal avec votre comptable.
La future facturation électronique au Luxembourg
Le Luxembourg prévoit d’étendre l’obligation de facturation électronique aux opérations commerciales nationales entre entreprises établies au Luxembourg. Cette évolution repose sur le projet de loi n° 8815.
Selon le calendrier prévu, toutes les entreprises luxembourgeoises devront être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques à partir du 1er janvier 2028. Ensuite, les grandes et moyennes entreprises devront émettre et transmettre des factures électroniques à partir du 1er juillet 2028. Lors de la dernière phase, l’obligation d’émission sera étendue aux autres entreprises à partir du 1er janvier 2029.
Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture PDF ?
Une facture électronique structurée contient des données standardisées que les logiciels comptables peuvent lire et traiter automatiquement.
Un simple PDF ou un document scanné envoyé par e-mail ne suffit pas, à lui seul, à remplir cette exigence. Le réseau Peppol, déjà utilisé dans le secteur public, est notamment prévu pour l’échange de ces factures.
De même, l’envoi automatique d’une facture par e-mail via Letzshop ne démontre pas, à lui seul, le respect des futures exigences relatives aux factures électroniques structurées.
Ces dates restent soumises à la loi définitive. L’extension prévue concerne les opérations entre entreprises, c’est-à-dire le secteur B2B. Elle n’entraîne pas d’obligation générale d’envoyer une facture électronique structurée à chaque client particulier de Letzshop. Des obligations spécifiques en matière de facturation électronique s’appliquent déjà aux marchés publics et aux contrats de concession.
Comment pouvez-vous vous préparer ?
Discutez suffisamment tôt avec votre comptable et votre fournisseur de logiciel de la manière dont vous pourrez recevoir, émettre et archiver des factures électroniques structurées à l’avenir.
Pensez également à la conservation : les données structurées correspondantes doivent être préservées. Une simple impression ne constitue pas une stratégie d’archivage suffisante pour une facture électronique structurée.
Vous trouverez les informations actualisées concernant le projet de loi sur le portail officiel E-facturation Luxembourg.
Informations juridiques à jour au 10 novembre 2026. Cet article fournit un aperçu général. Pour le traitement fiscal de votre entreprise et les opérations particulières, veuillez vous adresser à votre comptable ou à l’administration compétente.
Simplifiez votre quotidien professionnel avec Letzshop
Vous souhaitez consacrer moins de temps à la facturation et davantage à votre activité ? Grâce à la fonction gratuite de facturation automatique de Letzshop, vos clients reçoivent leur facture directement par e-mail dès que vous confirmez la commande.
Vous vendez déjà sur Letzshop et souhaitez utiliser cette fonction ? Contactez-nous à l’adresse support@letzshop.lu. Ensemble, nous vérifierons si cette fonction répond à vos besoins.
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Remarque : cet article fournit des informations générales aux commerçants professionnels au Luxembourg et ne constitue pas un conseil juridique individuel. Il a été rédigé à l’aide de l’intelligence artificielle (IA), puis révisé sur le plan rédactionnel.
