Ob auf Papier oder digital: Eine Rechnung dokumentiert Ihre Verkäufe und bildet eine wichtige Grundlage für Ihre Buchhaltung. Als Händler müssen Sie darauf achten, dass Ihre Rechnungen die erforderlichen Angaben enthalten und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Hier erfahren Sie, welche Regeln gelten, wie Sie die kostenlose Rechnungsfunktion von Letzshop nutzen können und welche Änderungen mit der kommenden E-Rechnung vorgesehen sind.
Die klassische Papierrechnung
Eine Rechnung kann grundsätzlich in Papierform ausgestellt und dem Kunden beispielsweise mit der Ware übergeben oder per Post zugesendet werden. Eine Ausfertigung erhält der Kunde, eine weitere bewahren Sie für Ihre Buchhaltung auf.
Die Rechnung muss den Verkauf nachvollziehbar darstellen und die jeweils erforderlichen Angaben enthalten. Diese hängen unter anderem von Ihrer Rechtsform, Ihrem Mehrwertsteuerstatus und dem jeweiligen Geschäft ab.
Welche Angaben muss eine Rechnung jeglicher Form enthalten?
Angaben zu Ihrem Unternehmen
Dazu gehören insbesondere:
- Name beziehungsweise Firma und vollständige Anschrift;
- Rechtsform, soweit zutreffend;
- gegebenenfalls Ihre LBR-Eintragungsnummer;
- Nummer der Niederlassungsgenehmigung, soweit vorgeschrieben;
- bei in eigenem Namen tätigen Handwerkern und Kaufleuten gegebenenfalls die Berufsbezeichnung;
- Ihre Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, soweit anwendbar.
Angaben zur Rechnung und zur Lieferung
Die Rechnung muss eindeutig zugeordnet werden können. Dazu gehören:
- das Ausstellungsdatum;
- eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, gegebenenfalls innerhalb mehrerer Nummernserien;
- das Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise das Anzahlungsdatum, sofern es feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht.
Angaben zum Kunden
Insbesondere bei steuerpflichtigen Kunden und nicht steuerpflichtigen juristischen Personen sind der vollständige Name und die Anschrift anzugeben.
Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden ist insbesondere bei bestimmten innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen erforderlich. Für Ihre Kundenrechnungen empfiehlt sich generell eine eindeutige Zuordnung zum Kunden.
Angaben zu Produkten, Preisen und Mehrwertsteuer
Die Rechnung muss den abgerechneten Verkauf nachvollziehbar darstellen. Dazu gehören:
- Art und Menge der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang der Leistung;
- Nettopreise und weitere Bestandteile der Bemessungsgrundlage unter Berücksichtigung von Rabatten;
- angewandte Mehrwertsteuersätze und Steuerbeträge, bei mehreren Sätzen getrennt;
ein nachvollziehbarer Gesamtbetrag.
Wird keine Mehrwertsteuer berechnet, muss der Grund der Steuerbefreiung angegeben werden. Je nach Geschäft sind weitere Hinweise erforderlich, beispielsweise „Autoliquidation“ bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft.
Zusätzlich sind die Bestellnummer, Zahlungsart, der Zahlungsstatus sowie gegebenenfalls Zahlungsziel und Bankverbindung hilfreich. Diese praktischen Angaben sind von den gesetzlichen Pflichtangaben zu unterscheiden.
Gibt es vereinfachte Rechnungen?
Bei einem Gesamtbetrag von höchstens 100 Euro inklusive Mehrwertsteuer ist eine vereinfachte Rechnung möglich, sofern das Geschäft keinen anderen EU-Mitgliedstaat betrifft.
Sie enthält:
- das Ausstellungsdatum;
- Name und Anschrift des Verkäufers;
- Art und Menge der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung;
- den Preis inklusive Mehrwertsteuer;
- den Mehrwertsteuerbetrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben.
Andere anwendbare Unternehmensangaben bleiben zu beachten.
Wann muss die Rechnung ausgestellt werden?
Bei Geschäften zwischen Gewerbetreibenden ist die Rechnung grundsätzlich spätestens am 15. Tag des Folgemonats nach Lieferung oder Leistung auszustellen. Für Anzahlungen und regelmäßige Abrechnungen gelten besondere Regeln.
Weitere Informationen finden Sie bei Guichet.lu und auf dem Portal für indirekte Steuern.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Bewahren Sie ausgestellte und erhaltene Rechnungen sowie Berichtigungen und Rechnungsgutschriften grundsätzlich zehn Jahre auf.
Für die Berechnung der Frist sind zwei Vorgaben zu berücksichtigen:
- Nach dem Mehrwertsteuerrecht läuft die zehnjährige Frist für Rechnungen ab ihrer Ausstellung.
- Für Buchhaltungsunterlagen gilt handelsrechtlich eine Frist von zehn Jahren ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Ablage beide Vorgaben.
Wie müssen Rechnungen archiviert werden?
Papier und elektronische Aufbewahrung sind möglich. Herkunft, unveränderter Inhalt und Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit gewährleistet sein. Bei einer Speicherung im Ausland sind zusätzliche Vorgaben zu beachten.
Laden Sie digitale Rechnungen regelmäßig herunter und sichern Sie sie in Ihrer eigenen Ablage mit einer zusätzlichen Sicherungskopie. Planen Sie den Zugriff auch für den Fall ein, dass Sie Ihre Software wechseln oder Ihr Schaufenster schließen.
Wie werden Fehler, Retouren oder Rückerstattungen dokumentiert?
Wurde eine Rechnung bereits ausgestellt, sollten Fehler, Retouren oder nachträgliche Preisnachlässe nachvollziehbar berichtigt werden.
Bewahren Sie den ursprünglichen Beleg auf und erstellen Sie je nach Fall eine Berichtigungsrechnung oder Rechnungsgutschrift, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die Änderungen erkennen lässt.
Eine Rückzahlung und die buchhalterische Berichtigung sind zwei getrennte Schritte. Prüfen Sie deshalb bei einer Stornierung oder Erstattung auch, ob die zugehörige Rechnung berichtigt werden muss, und übermitteln Sie dem Kunden den entsprechenden Beleg.
Rechnungen per E-Mail versenden
Neben der Papierrechnung ist grundsätzlich auch die elektronische Übermittlung einer Rechnung möglich, beispielsweise als PDF per E-Mail, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.
Auch bei einer digital versendeten Rechnung müssen die jeweils erforderlichen Angaben enthalten sein. Die Übermittlung per E-Mail ändert außerdem nichts an Ihrer Aufbewahrungspflicht.
Die kostenlose Rechnungsfunktion von Letzshop
Als Letzshop-Händler können Sie unsere kostenlose Funktion zur automatischen Rechnungsstellung nutzen.
Sobald diese für Ihr Schaufenster aktiviert ist, wird beim Bestätigen einer Bestellung automatisch eine Rechnung erstellt und dem Kunden per E-Mail zugesendet.
Die erstellten Rechnungen können Sie in der Shopverwaltung unter „Rechnungen“ im Bereich „Bearbeiten“ einsehen. Der Bereich „Empfang“ dient dagegen den Abrechnungen beziehungsweise Auszügen zu den anfallenden Letzshop-Gebühren.
Sie möchten die automatische Rechnungsstellung nutzen? Kontaktieren Sie unser Team unter support@letzshop.lu.
Bitte prüfen Sie Ihre Unternehmensdaten und die bei Ihren Produkten hinterlegten Mehrwertsteuersätze. Als Verkäufer bleiben Sie für die korrekte steuerliche Behandlung und Ihre Rechnungen verantwortlich.
Welche Mehrwertsteuer berücksichtigt die Funktion?
Die automatische Rechnungsfunktion arbeitet mit den für Luxemburg hinterlegten Steuersätzen.
Pro Produkt kann nur ein Steuersatz definiert werden. Eine automatische Anpassung an das Lieferland ist nicht möglich. Das gilt auch, wenn für einen Artikel 0 % hinterlegt sind. Ein solcher Eintrag ersetzt nicht die Prüfung des zutreffenden Steuerregimes und der erforderlichen Rechnungshinweise.
Beispiel: Für einen Artikel gelten in Luxemburg 17 % und in Deutschland 19 % Mehrwertsteuer. Ist beim Produkt 17 % hinterlegt, erstellt die Funktion auch bei einer Lieferung nach Deutschland eine Rechnung mit 17 %.
Muss für diesen Verkauf deutsche Mehrwertsteuer berechnet werden, ist die automatische Letzshop-Rechnung dafür nicht geeignet.
Wann darf bei Lieferungen ins EU-Ausland luxemburgische Mehrwertsteuer berechnet werden?
Bei bestimmten Lieferungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern darf weiterhin luxemburgische Mehrwertsteuer angewendet werden.
Für die 10.000-Euro-Ausnahme muss der Händler grundsätzlich nur in Luxemburg ansässig sein und die Ware von Luxemburg aus versenden. Die einschlägigen Umsätze dürfen sowohl im laufenden als auch im vorangegangenen Kalenderjahr jeweils 10.000 Euro netto nicht überschreiten.
Dabei gilt:
- Die Schwelle umfasst zusammen die betreffenden EU-Fernverkäufe und bestimmte elektronische, Telekommunikations- und Rundfunkleistungen.
- Sie gilt EU-weit über alle Verkaufskanäle, also auch für Verkäufe außerhalb von Letzshop.
- Hat der Händler freiwillig die Besteuerung im Bestimmungsland gewählt, greift die Ausnahme nicht.
- Bei Überschreitung gilt das Bestimmungslandprinzip bereits ab dem Umsatz, der die Schwelle überschreitet.
Sonderfälle sind gesondert zu prüfen.
Für unser Beispiel bedeutet dies: Darf der Händler dem deutschen Privatkunden rechtmäßig 17 % luxemburgische Mehrwertsteuer berechnen, kann die automatische Rechnungsfunktion grundsätzlich genutzt werden. Sind 19 % deutsche Mehrwertsteuer anzuwenden, muss der Händler eine andere Rechnungslösung verwenden. Ausländische Mehrwertsteuer kann gegebenenfalls über den One Stop Shop (OSS) erklärt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission.
Kontaktieren Sie uns rechtzeitig, wenn Sie ausländische Steuersätze anwenden müssen, damit die automatische Rechnungsstellung für Ihr Schaufenster geprüft und gegebenenfalls deaktiviert werden kann. Besprechen Sie die steuerliche Einordnung mit Ihrem Buchhalter.
Die kommende E-Rechnung in Luxemburg
Luxemburg plant, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auf nationale Geschäftsbeziehungen zwischen in Luxemburg ansässigen Unternehmen auszuweiten. Grundlage ist der Gesetzentwurf Nr. 8815.
Der vorgesehene Zeitplan sieht vor:, dass ab dem 01. Januar 2028 alle luxemburgischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Anschließend ab dem 01. Juli 2028 müssen große und mittlere Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln. In der letzten Phase wird Ausstellungspflicht ab dem 01. Januar 2029 auf die übrigen Unternehmen ausgeweitet.
Was unterscheidet die E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?
Eine strukturierte E-Rechnung enthält standardisierte Daten, die Buchhaltungsprogramme automatisch lesen und verarbeiten können.
Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan per E-Mail erfüllt diese Anforderung allein nicht. Für den Austausch ist insbesondere das bereits im öffentlichen Bereich genutzte Peppol-Netzwerk vorgesehen.
Auch der automatische E-Mail-Versand einer Rechnung über Letzshop belegt für sich genommen noch keine Erfüllung der kommenden Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen.
Diese Termine stehen unter dem Vorbehalt des endgültigen Gesetzes. Die geplante Ausweitung betrifft Geschäfte zwischen Unternehmen, also den B2B-Bereich. Daraus ergibt sich keine allgemeine Pflicht, jedem privaten Letzshop-Kunden eine strukturierte E-Rechnung zu senden. Bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen gelten bereits eigene Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung.
Wie können Sie sich vorbereiten?
Klären Sie frühzeitig mit Ihrem Buchhalter und Ihrem Softwareanbieter, wie Sie künftig strukturierte E-Rechnungen empfangen, erstellen und archivieren können.
Berücksichtigen Sie dabei auch die Aufbewahrung: Die zugehörigen strukturierten Daten müssen erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein ist bei einer strukturierten E-Rechnung keine ausreichende Archivierungsstrategie.
Aktuelle Informationen zum Gesetzesvorhaben finden Sie auf dem offiziellen Portal E-facturation Luxembourg.
Stand der rechtlichen Informationen: 10. November 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick. Für die steuerliche Behandlung Ihres Unternehmens und besondere Geschäftsvorfälle wenden Sie sich bitte an Ihren Buchhalter oder die zuständige Verwaltung.
Vereinfachen Sie Ihren Geschäftsalltag mit Letzshop
Sie möchten weniger Zeit mit der Rechnungsstellung verbringen und mehr Zeit für Ihr Geschäft haben? Mit der kostenlosen automatischen Rechnungsfunktion von Letzshop erhalten Ihre Kunden ihre Rechnung direkt per E-Mail, sobald Sie die Bestellung bestätigen.
Sie verkaufen bereits auf Letzshop und möchten die Funktion nutzen? Kontaktieren Sie uns unter support@letzshop.lu. Gemeinsam prüfen wir, ob die Funktion zu Ihren Anforderungen passt.
Sie möchten Ihr Geschäft auch online sichtbar machen? Werden Sie Teil der Letzshop-Community und erreichen Sie neue Kunden in Luxemburg.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information für gewerbliche Händler in Luxemburg und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Er wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell überarbeitet.
